La numérisation à Ibiza progresse rapidement et facilite grandement le travail des avocats internationaux. Une modification de la loi espagnole adoptée en mai 2023 (Ley 11/2023) apporte des changements importants dans les domaines du droit commercial et du droit des sociétés. On notera en particulier l'autorisation, depuis novembre 2023, de signer certaines transactions notariées par vidéoconférence.

Cela permet aux clients étrangers d'effectuer certains actes juridiques sans avoir à se rendre en personne chez un notaire espagnol. En outre, cet amendement - qui s'appuie sur une directive de l'UE - autorise la signature électronique des certificats de résolution des sociétés et leur notarisation.

Cependant, la liste des transactions notariées qui peuvent être traitées entièrement en ligne n'inclut pas la signature de contrats d'achat, de prêts ou de testaments. Le législateur espagnol a fait preuve de prudence car l'un des devoirs fondamentaux du notaire est de vérifier que la personne qui signe l'un de ces documents le fait de son plein gré et sans contrainte. Lors d'une vidéoconférence, le notaire ne peut pas être certain que le signataire de l'autre côté de l'écran n'est pas contraint.

Cette restriction ne s'applique pas à la signature de procurations, qui peut être effectuée entièrement par vidéoconférence dans un bureau de notaire espagnol. La condition préalable est qu'il ne s'agisse pas d'une procuration générale, mais d'une procuration limitée à une question ou à un objectif spécifique. Il est toutefois important de souligner que les particularités des procurations espagnoles ne sont pas toujours les mêmes que celles des procurations d'autres pays de l'UE, comme l'Allemagne. En voici quelques exemples.

En droit allemand, une procuration est valable au-delà de la mort. Le droit espagnol, en revanche, stipule expressément que la procuration s'éteint au décès du mandant (voir l'article 1732 n° 3 du Code civil espagnol). Une procuration allemande au-delà du décès ne peut être efficace en Espagne que s'il est expressément indiqué qu'elle est soumise au droit allemand. Toutefois, dans la pratique, cela ne sera normalement pas suffisant pour un notaire espagnol, qui refusera probablement de l'authentifier, à moins que le mandataire ne puisse prouver le contenu et la portée de la loi allemande à l'aide d'un avis juridique.

Une procuration générale allemande est souvent rédigée très brièvement et, en ce qui concerne les questions de propriété, le texte se limite à une seule phrase : Je donne à M./Mme XY une procuration générale pour me représenter de manière complète dans toutes les questions financières et juridiques. En revanche, une procuration générale espagnole n'autorise que l'exercice d'activités administratives (conformément à l'article 1713 du Code civil espagnol). Une autorisation expresse distincte est nécessaire pour acheter, vendre, grever ou disposer d'une manière ou d'une autre d'un bien immobilier. En Espagne, une procuration générale n'autorise que la gestion, et non l'achat, la vente, etc. Pour ce type d'opérations, la procuration doit être définie avec précision en termes d'objet et de champ d'application.

En Espagne, les procurations sont presque toujours établies sous forme notariée. Il en va de même lorsqu'une procuration est donnée à un avocat. La raison en est probablement que, en droit espagnol, les procurations écrites sous seing privé n'apportent pas la preuve de l'exactitude de la date d'émission. En revanche, un acte notarié fournit une preuve incontestable de la date ("fecha cierta") et requiert également le numéro NIE espagnol du représentant autorisé.

Lorsqu'une procuration notariée est établie conformément au droit espagnol, les précautions suivantes doivent être observées : toujours limiter la durée ; déterminer si le mandataire peut conclure des transactions avec lui-même ; préciser si le droit d'accorder une sous-autorisation doit être autorisé ; dans les cas où il y a plusieurs mandataires, il faut préciser à l'avance s'ils peuvent agir individuellement ou seulement conjointement ; enfin, préciser si un mandataire est autorisé à représenter plusieurs mandants en même temps ("multi-representación").

Malgré les différences juridiques qui subsistent dans les pays de l'UE, les changements mentionnés au début de cet article auront un impact significatif sur notre façon de travailler. Les possibilités de signature à distance et de certification électronique ouvrent de nouvelles voies pour une notarisation plus efficace et plus moderne.