En caso de herencia, los herederos no tienen más remedio que ocuparse de la parte burocrática de la liquidación de la misma. Al contrario de otros sistemas jurídicos, el Derecho español prevé la aceptación explícita de la herencia.

Es especialmente importante formalizar dicha aceptación ante notario en el caso de los bienes inmuebles ya que constituye un requisito indispensable para la inscripción de los herederos en el Registro de la Propiedad.

También es aconsejable aceptar la herencia mediante escritura notarial cuando para ella rige el Derecho sucesorio de otro país (p.e. el Derecho sucesorio alemán) porque, por regla general, así se facilita y agiliza la transferencia de la propiedad inmueble heredada.

Para la declaración de aceptación de herencia se necesita la documentación siguiente:

1. Certificado de defunción

Para acreditar el fallecimiento del causante, hay que presentar al notario el certificado de defunción que, cuando el fallecimiento se produce en Ibiza, es expedido por el Registro Civil del municipio correspondiente de la isla. Si el causante es extranjero, también se debería notificar al Consulado correspondiente. Si el causante fallece en el extranjero, es el Registro Civil correspondiente de ese país quien extiende el certificado de defunción. La mayoría de los Registros Civiles expiden certificados de defunción internacionales lo que hace innecesario una traducción.

2. Certificado de últimas voluntades

También es obligatorio presentar el certificado de últimas voluntades que acredita si el causante ha registrado o no su testamento en el Registro General de Actos de Última Voluntad en Madrid. En España, si se otorga testamento ante Notario, éste lo comunica automáticamente a dicho Registro. Cuando se ha producido un fallecimiento, presentando el certificado de defunción se puede solicitar información sobre si existe un testamento y quién es el notario que podrá expedir una copia. También se certifica la ausencia de un testamento registrado.

3. Testamento

De acuerdo con la información obtenida del Registro General de Actos de Última Voluntad, La Última Voluntad del causante es vinculante siempre y cuando cumpla con todos los requisitos legales como, por ejemplo, respetar las legítimas. La redacción de un testamento es conveniente cuando el causante no quiere que sus bienes sean repartidos de acuerdo con lo previsto por la Ley para la sucesión intestada. Antes de otorgar un testamento se debería solicitar asesoramiento legal para evitar confusiones ulteriores y litigios entre los herederos. En el caso de los extranjeros, un testamento depositado en España simplifica, por regla general, la aceptación de herencia.

4. Declaración de herederos

La declaración de herederos determina quienes son los herederos y es necesaria, sobre todo, cuando no se ha hecho testamento. En España, la competencia para expedir la declaración de herederos recae, por regla general, en el Juzgado que corresponda a la residencia del causante. Los extranjeros tienen que solicitar la declaración de herederos en el Juzgado correspondiente de su país natal, legalizarla mediante la denominada Apostilla de la Haya y hacerla traducir por un traductor jurado.

Si se acepta la herencia, hay que observar el plazo para el pago del Impuestode Sucesiones. En principio, el plazo para liquidar dicho impuesto es de seis meses. Los herederos pueden solicitar una prórroga, pero, al no liquidar el impuesto dentro de plazo, se devengarán intereses por demora.

Tanto la aceptación de herencia como la liquidación del impuesto de sucesiones dentro de plazo se simplifican para los herederoscuando el causante tiene su documentación ordenada y fácilmente accesible para ellos, evitándoles así prolongadas indagacionesreferentes a los bienes hereditarios. Entre los documentos que tienen importancia a la hora de aceptar una herencia se encuentran,por ejemplo, documentos sobre la adquisición de propiedades inmuebles, la documentación de cuentas bancarias y las pólizas de seguros de vida.